A tecnologia vem beneficiando a regularização de negócios e empresas, principalmente quando o assunto é o Fisco. Há 5 ou 6 anos atrás a sonegação de notas fiscais era algo comum e, obviamente o governo perdia muito em arrecadação com isso.
A solução encontrada foi usar a tecnologia à favor da regulamentação. Isso é fato, uma vez que as ferramentas tecnológicas irão cada vez mais fazer parte de nossas finanças, gerando maior transparência e claro, não deixa de ter uma enorme vantagem ambiental.
Em breve, segundo a SPED (Sistema Público de Escritura Digital), nenhuma empresa poderá aceitar uma nota que não seja a própria NFe. A mudança é inevitável e deve ser vista como uma oportunidade para uma nova adequação da gestão financeira.
Hoje estamos muito próximos dessa situação, já que e-commerce e empresas prestadoras de serviços já utilizam, obrigatoriamente a nota fiscal eletrônica.
Por isso, separamos a seguir alguns pontos importantes da NFe que talvez você ainda não saiba.
1. O custo de papel e a necessidade de espaço físico
A nota fiscal eletrônica elimina o custo de papel que deve produzido em gráficas especializadas e da necessidade de um espaço físico adequado para o armazenamento das notas. Além disso, elimina um custo de impressão dessas notas, uma vez que o custo de informatização é muito menor.
Essa logística (inclusive a redução do tempo de parada em postos fiscais) é evitada pois o acesso é feito de forma rápida, precisa e segura.
O envio da Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) que acompanha a mercadoria, no caso de venda de mercadoria, facilita todo o processo de consulta da nota fiscal eletrônica.
No caso de serviços, a nota pode ser automaticamente enviada via e-mail, uma vez que o cadastro da sua empresa na prefeitura já emite um alerta em seu e-mail toda vez que alguma empresa emitir alguma nota em seu nome.
2. Melhoria da gestão financeira
A até então a burocracia tão exigida na área financeira, é simplificada e, para funcionar perfeitamente deve contar apenas com o engajamento por parte dos envolvidos no processo para que todos os passos sejam feitos de forma segura.
Isso gera um grande conforto além de otimizar todos os processos de armazenagem e gerenciamento de dados, o que traz uma facilidade incrível no intercâmbio de informações.
Além disso, é possível controlar de maneira fácil a sua escrituração contábil, com base nas notas fiscais enviadas e recebidas, guardando os Danfes por e-mail e enviando sua cópia diretamente para a contabilidade.
3. Cidadania
A NFe traz consigo a oportunidade de uma maior fiscalização na área tributária, o Estado e os cidadãos ganham com isso.
O maior exemplo disso é o caso da especificação do CPF na nota fiscal em São Paulo envolvendo o então ICMS. A nota também traz planejamentos mais detalhados e maior engajamento por parte das empresas e dos contadores.
Isso facilita a fiscalização, uma vez que o controle de mercadoria e prestação de serviços ficam amarrados às notas emitidas por fornecedores e, seu cruzamento com as informações da Super Receita, cruzam a veracidade do valor declarado com o valor recebido.
4. Elimina possíveis erros
A NFe evita erros de digitação e possui uma transparência que é de extrema importância para erros comuns em notas fiscais em papel (principalmente, na área de escrituração).
O acesso a esses documentos é feito de forma ágil e rápida já que é necessário apenas um computador com acesso à internet e umcertificado digital que pode ser adquirido em agências dos Correios a um valor acessível, e muito menor aos custos de impressão de notas, no final das contas.
A Secretária da Fazenda extrai todas as informações necessárias trazendo eficiência no processo, já que as notas ficam armazenadas no próprio sistema.
A sua empresa está preparada para a NFe?
Vale ressaltar que a nota fiscal eletrônica não é nenhuma novidade na vida das empresas e, que provavelmente ela já faça parte da rotina da sua empresa.
Por outro lado, é importante ressaltar seus benefícios pois muitas empresas ainda estão em fase de migração e, ainda se preocupam com a eficiência do sistema de NFe.
Por isso, é importante ressaltar que as empresas devem estar preparadas para essa nova realidade que traz diversos benefícios tanto para quem emite, quanto para os compradores e toda a área contábil.
A finalidade da NFe é nos levar à uma nova era de modernização tributária, em que as empresas devem estar alinhadas e engajadas para que todos os processos necessários sejam feitos de forma eficiente.
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