Muitas empresas não dão a devida importância a seus estoques e isso pode ser justificado de várias maneiras.
A verdade é que nada justifica qualquer tipo de falta de controle, principalmente em relação aos estoques.
Independe se a empresa sempre é familiar ou multinacional, da mesma forma que independe o segmento que atua ou o tipo de negócio.
Falta de controle, assim como a falta de planejamento, são sinônimos de dinheiro jogado fora, seja por desperdício (compras sem necessidade), perda de produtividade (compras não efetuadas) ou por perdas ou furtos.
Sendo assim, ter uma gestão de estoques eficiente é fundamental para suportar os principais objetivos de todas as empresas: lucro e satisfação dos clientes.
Parece uma coisa óbvia, mas nós que estamos no mercado, sabemos o quão é absurdo a falta de controle nos almoxarifados.
No Brasil, as empresas não só priorizam como dispendem 100% dos esforços na produção (vendas) e ignoram totalmente o “back office”. Aí se vende muito é verdade, mas as perdas decorrentes da falta de controle, gestão e gargalos nos processos, reduzem drasticamente os ganhos.
Uma gestão de estoques efetuada de maneira adequada é aquela que, resguardadas as particularidades do negócio e preocupada com o capital do mesmo, está sempre respondendo as seguintes perguntas:
Possuo um local de armazenamento apropriado?
Você deve avaliar o espaço físico da área de estocagem: prepare o ambiente, permitindo as melhores condições de armazenamento de acordo com o material. Se preocupe também com a visualização, acesso e controle dos mesmos.
O que estocar?
Quase tudo pode ser estocado, mas nem tudo deve, principalmente, se for em quantidade não adequada com o consumo previsto. Tudo vai depender dos riscos que se corre em deixar acabar o item no estoque e o que isto afeta na produção, considerando ainda o risco de sobrar material com validade inadequada.
Quanto estocar e por quanto tempo?
Pense nas seguintes regras para responder a essa pergunta: o estoque não deve estar alto quando o caixa (dinheiro disponível) está baixo e o nível dos estoques deve acompanhar a produção/venda.
Analise também algumas particularidades como: sazonalidade nas vendas, manutenções das máquinas (preventivas, corretivas programadas e emergenciais), dificuldade de se adquirir algum tipo específico de material por causa da logística (importação, dificuldade de acesso ou poucos fornecedores).
Como controlar?
Um bom sistema de estoques, integrado ao sistema operacional da empresa é o ideal, mas na ausência do mesmo, uma boa planilha de excel ajuda, entretanto, ambos não são suficientes para impedir as falhas humanas: erros de entrada, saída ou omissão. Quanto mais complexo o seu negócio ou maior o número de itens que você necessita, mais ferramentas de controle devem existir para a gestão dos estoques. As definições de ponto de ressuprimento, estoque máximo e mínimo, estoque de emergência, lote econômico, etc., são boas opções para estoques complexos com materiais de alto valor.
A confecção de uma boa norma, assim como um treinamento àqueles que participam do processo também são ações que complementam uma verdadeira gestão dos estoques.
Vantagens da gestão de estoque:
- Utilizar adequadamente o capital de giro do negócio;
- Evitar atrasos no fornecimento de materiais e componentes;
- Suprir as necessidades de produção e vendas na medida da demanda;
- Evitar a obsolescência, perecimento, perda de validade e desvios de produtos e materiais;
- Adequar-se às cotas de fornecimento;
- Liberar espaços produtivos;
- Identificar produtos que estão sem giro;
- Conhecer a influência do estoque nos resultados financeiros;
- Estratégia frente ao capital de giro e o atendimento a clientes.
Créditos a Leonardo da Gama, publicado em 24 de novembro de 2013 em http://www.administradores.com.br/